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💡 우리는 거의 매일, 종이영수증과 마주합니다. 하지만 종이영수증의 사용 방식과 환경에 미치는 영향, 건강을 해롭게 하는 요인 등으로 인해 점점 더 종이영수증과 멀어지는 것이 바람직하겠지요. 이번 글에서는 종이 영수증 사용의 해로운 점에 대해 알아보고, 전자영수증과 디지털 비용관리의 이점에 대해 알아보겠습니다.
우리의 삶은 디지털로 빠르게 변화하고 있습니다. 스마트폰, 태블릿, 컴퓨터와 함께 우리는 많은 정보를 디지털화하고 있지요. 그러한 흐름 속에서 국민 건강 및 환경, 자원 낭비 등에 대한 해결책의 일환으로 전자영수증을 활성화하려는 정부의 움직임이 시작된 지 10년여가 지났습니다.
하지만 여전히 우리는 일상에서 쉽게 종이영수증을 마주하고 있는데요, 이에 종이영수증이 지닌 다양한 문제점 중 건강에 끼치는 해로움까지 함께 거론되며 종이영수증 퇴출에 한층 많은 이들이 뜨거운 목소리를 내고 있습니다. 이처럼 종이영수증이 환경과 건강 모두에 미치는 부정적인 영향을 고려해 보았을 때, 개인뿐만이 아닌 기업적 차원에서도 종이영수증 사용은 다시금 생각해 보아야 할 문제임은 분명합니다.
그렇다면 개인과 기업은 왜 종이영수증 사용을 멈추고 전자영수증 사용에 힘써야 할까요?
(1) '종이영수증 OUT'
종이영수증 사용을 멈추어야 하는 가장 큰 이유는 아마도 환경적 요인일 것입니다. 국내에서 하루에 발생하는 종이영수증은 약 4천만 건에 달합니다. 이를 위해 소모되는 원목은 연간 33만 그루이며, 이산화탄소(CO2) 발생량은 2,000cc 승용차 21,840대가 내뿜는 양과 맞먹는 것이지요. 심지어 종이영수증은 다른 재질과 혼합 구성된 종이로 만들어져 재활용할 수 없고, 발급 즉시 버려지는 경우가 많습니다. 이는 심각한 수준의 환경 오염과 자원 낭비로 이어질 수 있기에, 우리는 개인적 또는 업무적 용도와 관계없이 종이영수증의 무분별한 사용에 반드시 유의하여야 합니다.
또한 디지털 형식으로 저장되어 쉽게 자료화될 수 있는 전자영수증과는 달리, 종이영수증 속 정보는 검색과 추적이 어렵습니다. 따라서 종이영수증을 통해 비용 관리를 할 경우, 그것을 정리하고 분류하는 데에만 수일이 소요되곤 합니다. 그런데도 종이영수증은 쉽게 누락되어, 정확한 비용 추적과 회계 업무가 불가한 순간이 오기도 하지요.
이같이 ‘단점’만 많아 보임에도 불구하고, 여전히 많은 기업이 종이영수증 관리를 통한 지출 증빙을 하고 있고, 그로 인해 재무 회계 담당자들 역시 여전히 ‘종이영수증 풀칠하기’로 많은 시간을 소요하고 있습니다. 어째서 많은 기업은 종이영수증 업무에서 쉽게 벗어나지 못하는 것일까요?
(2) 익숙함이 주는 폐해
디지털 시대가 도래하기 훨씬 이전부터 종이영수증은 아주 오랜 시간 기업 비용 지출 관리에 뿌리내려 왔습니다. 특히 업무에 관한 한 우리는 ‘늘 해오던 방식’으로부터 좀처럼 벗어나지 못하는 경향이 있는데요, 기업에 있어 당장의 변화는 퍽 어려운 일이겠지만 앞서 언급된 이유 때문에라도 익숙함이 주는 폐해에서 벗어나, 종이영수증을 통한 비용 관리 체계는 반드시 바뀌어야 할 것입니다.
나아가 최근에는 종이영수증이 가지고 있는 유해 물질에 대한 우려의 목소리 또한 커지고 있습니다. 우리가 흔히 이용하는 은행, 마트, 카페, 극장 등에서 주고받는 종이영수증, 순번 대기표, 티켓 등으로 사용되는 종이는 감열지 표면을 화학물질로 코팅한 것으로, 열이 가해지는 지점에 색이 나타나는 감열 프린터를 통해 인쇄되는 특수용지입니다. 그런데 이러한 감열지 표면의 발색 촉매제에 호르몬 의존성 암을 유발하는 비스페놀A(BPA)가 들어있는 것으로 나타났다고 합니다. 이에 유럽 전문가들은 대부분의 영수증에는 암을 유발하는 화학물질이 들어있으므로, 영수증을 되도록 맨손으로 만지지 말라는 경고하기도 하였습니다.
BPA는 이미 기존 여러 연구를 통해 각종 호르몬 의존성 암을 유발하며, 불임과 자폐증, 주의력결핍 과잉행동장애(ADHD), 비만, 제2형 당뇨병, 조산, 그리고 성조숙증 발생과도 관계가 깊은 것으로 알려져 있습니다. 플라스틱 용기에서 흔히 발견됐던 BPA가, 실은 우리가 거의 매일 만지는 종이영수증과 순번 대기표 등에도 들어있었다는 것이지요.
따라서 기업 내 종이영수증을 주로 취급하는 재무 회계 담당자의 경우 BPA로부터의 노출에 한층 유의해야 하는데요, 그를 위해서는 기업 차원에서의 더 근본적 해결 방법과 업무 환경의 개선이 필요할 것입니다.
영수증 처리하기 너무 귀찮은데 어떡하죠?
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(3) 기업 경비 처리도 전자영수증으로
이처럼 종이영수증이 가진 여러 가지 부정적 측면들로 인해, 종이영수증 대신 전자영수증으로 발급영수증을 대체하는 움직임이 점차 늘어가고 있습니다. 하지만 앞서 언급되었듯 기업 내 업무 환경 속에서는 여전히 종이영수증을 통한 경비 처리 업무를 수행하고 있는 곳 대부분인데요, 그렇다면 재무 회계 업무에서 종이영수증이 사라지면 어떤 점이 달라질까요?
- 환경 보호: 디지털상으로 발행되는 전자영수증(모바일영수증)은 종이와 잉크의 소모를 줄이고, 화학물질 배출과 폐기물을 감소하는 결과를 가져올 수 있습니다.
- 손쉬운 정리와 비용 추적: 전자영수증은 쉽게 데이터로 변환되어 정리할 수 있어 검색이 용이하고, 그에 따른 비용 추적과 회계 작업에 효율을 더해줍니다.
- 인적 자원 및 업무 시간 효율화: 뿐만 아니라 종이영수증을 정리하고 분류하는 작업에서 오는 번거로움과 인적 자원 낭비를 대폭 줄여주고 행정 비용을 절감해 주어 업무 효율성을 극대화할 수 있게 됩니다.
- 유해 물질로부터의 보호: 종이영수증을 통한 경비 처리 업무를 전자영수증으로 대체할 경우, 종이영수증이 가지고 있는 호르몬 의존성 발암물질인 비스페놀A로부터의 보호가 가능해집니다. 특히 하루에도 수십 장 수백 장의 종이영수증을 매일 만져야 했던 재무 회계 담당자에게는 꼭 필요한 것이 바로 전자영수증과 디지털 비용 관리일 것입니다.
(4) 스팬딧으로 환경도 지키고, 건강도 지키세요!
그렇다면, 전자영수증을 통한 기업 경비 처리는 어떻게 할 수 있을까요? 기업 비용 지출 관리 플랫폼 ‘스팬딧’이 바로 그 해결책이 되어줄 것입니다.
스팬딧을 활용하면 전자영수증을 자동으로 끌어오거나, 종이영수증의 디지털화 등이 가능해지기 때문에 영수증을 수기로 수집하고 처리할 때 발생했던 여러 증빙 작업과, 그에 따른 후속 처리 작업에 따른 비효율성을 향상할 수 있습니다. 특히 스팬딧만의 특허받은 영수증 촬영 인식 및 지출 자동 매칭 기능은 종이 영수증의 보관과 관리로 인해 발생하는 여러 문제를 해결해 주어 종이 영수증 보관 및 관리에 따른 비용, 인력 낭비 등의 감소 효과를 크게 볼 수 있을 것입니다.
그뿐만 아니라 기업 경비 처리를 스팬딧을 통해 자동화할 경우, 실시간 비용 추적 및 분석(Analytics) 기능을 통해 기업은 비용 효율성을 대폭 높일 수 있고, 예측할 수 있는 비용 관리를 통해 예산 초과 및 비용 낭비 등을 미리 방지할 수도 있습니다.
그에 더해 수기 영수증 관리의 자동화로 인한 인적 자원의 최적화가 가능해집니다. 비용 지출 관리를 대신하고 수기 입력의 시간을 대폭 줄여주는 등의 스팬딧 기능을 통해 기업은 특정 프로젝트에 필요한 리소스를 정확하게 할당하거나, 팀 간 협업을 최적화하여 시간과 비용 모두를 절약할 수 있습니다. 이는 기업의 경쟁력 향상에 직접적으로 이바지하게 됩니다.
그리고 물론, (3)의 내용에서 언급되었던 환경 보호와 유해 물질로부터의 보호도 가능해지겠지요!
스팬딧이 비용 인식을 간편하게 만드는 방법
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이처럼 기업 비용 관리 플랫폼 스팬딧은 종이영수증이 아닌, 전자영수증 기반의 업무를 돕는 필수적인 도구입니다. 스팬딧을 통한 업무 내 전자영수증 사용으로 비용 효율성, 자원 절감, 실시간 분석 등의 여러 실용적 측면을 강화할 수 있을 것입니다. 이에 더해 종이영수증 절감으로 인한 환경 보호와 건강 지키기는 금상첨화의 효과일 것이고요!
여전히 사무실에서 종이영수증을 만지고 계신다면, 종이영수증의 유해 물질이 불안하다면, 지금 당장 스팬딧을 찾아주세요!
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