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💡 여전히 많은 기업에서 영수증과 매출전표, 지출결의서 등을 하나하나 확인하며 비용 규정을 검토하는 일에 상당한 시간과 노력을 들이고 있습니다. 오늘은 이러한 경비 지출 규정 검토의 일일 확인으로 인해 발생하는 어려움과 그 해결책에 대해 살펴보겠습니다. 비용 규정 검토의 자동화는 기업의 효율적 경제 운영을 위해 꼭 필요한 걸까요?
최근 들어 HR 솔루션이나 그룹웨어 등을 통해 근무 시간 확인도 휴가 사용 절차도 디지털화된 곳들이 다수 존재합니다. 인사 및 총무와 관련된 일련의 업무들이 오프라인에서 온라인으로 이전되며, 업무의 많은 부분이 자동화되기 시작한 것이지요.
그렇다면 회사의 경영과 살림을 담당하는 재무회계 및 경리 부서의 업무는 어떨까요? 예전과 달리, 많은 부분이 디지털로 전환되어 자동화되어 한층 정확하고 신속하게 운영되고 있을까요?
(1) 비용 규정 검토, 여전히 수작업하시나요?
기업의 여러 부서 중 아주 작은 실수나 오차에도 기업 재무의 많은 부분이 좌지우지될 수 있어 가장 먼저 디지털화되고, 더욱 정확할 수 있게 자동화 되어야 할 곳이 바로 재무회계 팀입니다. 그러나 아이러니하게도 재무회계 업무의 대부분은 여전히 영수증과 매출전표, 지출 규정과 지출 결의서 등을 을 하나씩 대조하며 검토하는 수기 작업을 하고 있습니다. 이 때문에 재무회계 담당자는 월 결산 마감 등으로 인해 영수증과 지출 결재 서류 등이 밀려 들어올 때면 지출 내역을 하나하나 정리하고, 지출 규정집을 일일이 확인 대조하는 일에 상당한 시간을 들여 일하게 됩니다.
이렇듯 많은 기업에서는 여전히 수작업으로 영수증과 매출전표를 검토하고 비용 규정을 확인하는 작업에 큰 노력을 투입하고 있습니다. 이러한 과정은 상당한 시간과 수고가 들어 번거로울뿐더러, 지출 규정 위반 사항 확인에 있어 오류 발생 가능성 또한 존재하기에 비용 규정 자동 검토의 필요성이 대두되고 있습니다.
(2) 비용 규정 자동화의 필요성과 그 이점
재무회계 업무가 오래 걸리는 가장 큰 이유는 경비 처리를 일일이 수작업으로 확인하고 검토하는 데 있습니다. 경비 규정의 관리 감독은 영수증 처리만큼이나 상당한 시간을 소요하는 작업 중 하나이기 때문이지요. 이러한 문제를 해결하기 위해서는 경비 지출 규정의 자동화가 필요합니다. 이를 통해 실시간으로 처리된 경비 보고를 지출 규정과 쉽게 대조하여 위반 사항을 손쉽게 확인할 수 있습니다.
이처럼 지출 규정 검토의 자동화가 이루어지면 기업 재무의 정확성과 회계 업무의 신속성이 확보될 뿐만 아니라, 재무회계 팀의 자원 절감을 통해 인력과 시간을 한층 효율적으로 활용할 수 있게 해줍니다. 비용 규정 검토의 자동 시스템이 도입되면 지출 보고서와 비용 규정이 자동으로 대조되므로 정확성을 확보하면서도 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
이에 더해 비용 규정 자동 검토 시스템은 비용 데이터의 실시간 처리와 경비 규정 준수 모니터링을 즉각 확인할 수 있게 도와줍니다. 이를 통해 기업은 회계 위반 사항에 대해 미리 경고받아 문제를 해결할 수 있어 규정 준수에 대한 신속한 대응이 가능하게 되며, 경비 규정의 사전 검열로 대폭 감소한 위반 사항 및 휴먼 에러 축소로 인해 기업은 올바른 재무 판단이 가능해지고, 효과적인 비용 운영이 가능해지는 것이지요.
그렇다면 기업은 복잡한 비용 규정 검토를 어떻게 자동화할 수 있을까요?
(3) 스팬딧을 통한 비용 규정 검토 자동화
기업의 모든 비용을 관리하고, 비용 재가를 처리하며 나아가 부서 및 프로젝트별로 세분된 비용 규정의 사전 등록으로 각종 지출 증빙과의 자동 대조가 가능한 솔루션이 있다는 것, 알고 계시는지요? 기업 비용 지출 관리 SaaS, ｢스팬딧｣을 통해 기업은 모든 비용 규정 검토의 자동화 작업이 가능하게 해줍니다.
스팬딧 내 자동/수동으로 등록되는 모든 지출 비용 데이터는 사전에 설정된 지출 증빙 규정, 비용 처리 규정, 법인카드 사용 규정, 결제 한도, 지출 제한 시간 등의 모든 비용 정책과의 자동 대조가 가능합니다. 스팬딧을 통해 제출된 사전 품의서, 지출 결의서 등 모든 결재 관련 보고서상에서 발생하는 비용 규정 위반 사항을 즉각 확인하고 시정 조치를 취할 수 있는 것입니다.
스팬딧이 비용 인식을 간편하게 만드는 방법
💡 ‘비용 인식 원칙’은 비용이 회계 기간에 어떻게 귀속되는지를 결정하는 중요한 개념으로, 이는 수익 인식과 함께 재무 상황을 정확히 파악하기 위해 필수입니다. 비용 인식 과정을 어떻게
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또한 스팬딧은 비용 규정 검토의 단순 자동화뿐만이 아닌, 세분화된 단위의 경비 규정 관리를 가능하게 합니다. 계정과목별 비용 규정을 적용할 수 있게 하여, 기업 비용 규정의 아주 세세한 부분까지 자동 검토될 수 있게 해주는 것입니다.
이에 따라 증빙 내역과 비용 규정을 일일이 대조해야 했던 재무회계 팀의 업무 시간은 대폭 감소할 수 있으며, 그로 인한 자원 효율성이 크게 상승합니다. 규정 위반을 하나하나 찾아내느라 수일을 소요해야 했던 재무회계 담당자들의 불필요한 업무 과정을 줄여, 더욱 중요한 업무들에 집중할 수 있도록 도와주기 때문이지요.
이처럼 스팬딧을 통해 법인카드 사용 규정, 결제 한도 금액, 제한 시간 등의 비용 규정(폴리시)을 미리 등록해놓고 지출 보고서를 제출받으면, 보고서상 지출 규정을 어긴 부분에 대한 알람이 떠 즉각적으로 확인할 수 있습니다. 스팬딧의 비용 규정 기능, 즉 ‘폴리시’ 기능을 통해 지출 목적 혹은 계정과목 별로 설정되어 디지털화된 경비 규정으로 컴플라이언스 준수 여부를 자동으로 검토할 수 있게 됩니다.
이에 내부 통제 수준이 상승하여 경비 규정의 관리 감독의 효율적 수행이 가능해집니다. 나아가 재무회계 담당자는 기업 내 모든 경비 규정을 일일이 찾아볼 필요 없이 스팬딧 하나로 모든 검토가 가능하게 되어 비효율적 근무 시간을 개선하고, 각각의 경비 건에 대한 모니터링을 강화해 재무회계 실수를 줄여 정확한 업무 처리와 더 높은 성과를 목표할 수 있을 것입니다.
스팬딧 내 보고서는 미리 설정된 폴리시(비용 규정)을 반영할 뿐 아니라 지출의 등록 경로, 수정 사항, 위반 내용 등 다양한 정보를 상세하게 제공하여 관리자의 규정 검토 시간을 크게 단축합니다. 이에 더해 각 보고서는 해당 규정에 맞는 환급 금액을 자동으로 계산해 주므로 환급액을 일일이 계산할 필요 또한 사라지며, 부정 경비 발생을 최소화하여 철저한 비용 관리와 재부 통제를 더욱 강화할 수 있게 되는 것입니다.
많은 기업이 여전히 수작업으로 영수증과 매출 전표를 검토하며 비용 규정을 확인하는 번거로운 작업에 큰 노력을 기울이고 있습니다. 이에 따라 발생하는 정확성 문제와 생산성 감소의 어려움은 기업 경영에 부정적인 영향을 미칩니다.
스팬딧을 통한 비용 규정 검토의 자동화는 이러한 어려움을 해결하기 위한 효과적인 솔루션이 되어줍니다. 반복 작업으로 인한 오류를 최소화하고, 대량의 데이터를 신속하게 처리하여 생산성을 높일 뿐만 아니라, 규정 준수를 실시간으로 모니터링하여 잠재적인 문제에 신속하게 대응할 수 있습니다.
또한, 스팬딧의 자동화 기능은 예측 가능성과 데이터 분석을 강화하여 기업이 비용을 효율적으로 관리하고 최적의 전략을 수립할 수 있도록 돕습니다. 이로써 비용 절감과 생산성 향상을 달성하는 동시에 미래 지향적인 의사 결정을 위한 인사이트를 얻게 됩니다. 따라서 스팬딧은 비용 규정 검토의 자동화를 통해 기업이 경쟁력을 확보하고 지속적인 성장을 이룰 수 있는, 기업의 효율적 경제 운영을 위한 가장 효과적인 파트너 중 하나로 자리할 수 있을 것입니다.
기업을 위한 회계 업무 파트너 스팬딧
💡 사업을 시작하면 하나부터 열까지 챙겨야 할 일이 많은데, 회계 업무만큼은 어려움을 겪지 않도록 법인 기업을 위한 회계 업무 파트너 스팬딧을 소개해 드립니다. MBC 금토 드라마 ‘넘버스 :
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