기업을 위한 회계 업무 파트너 스팬딧

💡 사업을 시작하면 하나부터 열까지 챙겨야 할 일이 많은데, 회계 업무만큼은 어려움을 겪지 않도록 법인 기업을 위한 회계 업무 파트너 스팬딧을 소개해 드립니다.

 

출처: MBC 금토 드라마 <넘버스 : 빌딩숲의 감시자들>

 

MBC 금토 드라마 ‘넘버스 : 빌딩숲의 감시자들’ 보는 분 계시는가요? 동시간대 SBS 금토 드라마 ‘악귀’보다 시청률은 낮지만, 경제 드라마라는 새로운 장르를 개척하고 있는 드라마인데요. 법인 기업의 회계감사를 담당하는 회계법인과 회계사 이야기를 현실감 있게 보여줘서 더욱 관심 있게 보고 있습니다.

 

스팬딧도 법인 기업의 회계 업무 파트너 역할을 하고 있는데, 구체적으로 어떻게 법인 기업의 회계 업무를 지원하는지 알아보도록 하겠습니다.

 

 

1. 영수증 관리 및 처리

회삿돈을 쓰면 무조건 증빙이 필요합니다. 국세청에 세금 신고를 해야 하기 때문입니다.

 

신고하지 않으면 탈세가 되고, 또한 신고해야 경비를 비용으로 인정받아 세금 혜택도 받을 수 있습니다.

최근에는 회사 복지로 식대, 자기 계발비 등을 지원하여 개인카드로 결제하고 회사에 경비 환급을 요청하는 경우가 많은데, 이런 경우, 현금영수증 혹은 신용카드 매출전표와 같은 증빙자료를 반드시 제출해야 합니다. 직원이 정확히 얼마를 썼는지, 그리고 비용 규정을 지켰는지도 확인이 필요하지만, 기본적으로 회사 경비는 업무 관련성이 객관적으로 확인되는 경우에만 회사 경비로 인정받을 수 있기 때문입니다.

 

출처: unsplash

영수증 처리는 회계 결산 프로세스의 시작으로 해당 절차가 늦어지면 비용 규정 검토, 승인, 전표 입력, 비용 환급 등 모든 과정이 미뤄지게 되고 회계 결산 업무도 당연히 늘어지게 됩니다.

영수증 제출이 습관적으로 늦는 분들, 또는 영수증을 제대로 관리하지 못해 분실하는 분들 모두 스팬딧으로 해결할 수 있습니다.

 

 

1) 카드 연동으로 결제 내역 간편하게 확인

경비 관리 솔루션 스팬딧은 규정을 설정할 뿐 아니라 법인카드를 연동할 경우, 법인카드 사용 내역을 빠르게 조회할 수 있습니다. 그렇기 때문에 회계 담당자 입장에서는 법인카드가 사용범위에 맞게 사용되고 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다. 게다가 법인카드 영수증 원본과 스팬딧 내에서 조회되는 결제 내역이 자동으로 매칭되어 손쉬운 비교와 정산 처리도 가능합니다.

출처: 스팬딧

 

 

2) 정해진 스케줄에 맞춰 영수증 제출 알림

결산 마감일에 맞춰 모든 임직원의 영수증을 완벽하게 제출받기는 매우 어려운 일입니다.

 

경비 관리 솔루션 스팬딧은 영수증을 제출해야 하는 날짜에 맞춰 자동으로 이메일, 메신저, 앱 푸시 알림 등으로 제출 공지 알림이 가도록 설정할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 제출하는 직원도 ‘보고서 스케줄 제출'이라는 기능을 통해 정해진 날짜에 자동으로 보고서를 제출할 수 있습니다.

출처: 스팬딧

 

 

3) 실물 영수증 분실 시 등록된 전자 영수증으로 대체

법인카드 내역의 영수증을 분실했다 하더라도 경비 관리 솔루션 스팬딧에서 생성하는 전자 영수증 활용이 가능하기에 별도 법인카드 영수증 재발급을 받아야 하는 수고로움을 덜어버릴 수 있습니다. 이에 따라 회계 담당자들과 임직원의 정산 관련 업무 시간을 단축할 수 있으며 더욱 정확한 정산 관리가 이뤄질 수 있습니다.

출처: 스팬딧

 

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2. 기업 비용 정산 관리

지출 증빙 자료(현금영수증, 신용카드 매출전표 등)를 취합하는 일, 또는 경비 지출 규정을 확인하고 결재를 올리는 일련의 과정 모두가 단순한 듯하면서도 많은 에너지가 소모되는 업무입니다. 특히 보고서가 반려될 경우, 해당 임직원에게 반려 사유 설명하고 증빙서류 등 필요한 정보를 다시 제출받아야 합니다. 이는 담당자 입장에서는 아주 큰 비효율이 발생하는 부분입니다. 추가로 ERP에 한 땀 한 땀 전표를 입력하는 것 역시 재무 회계 팀이 도맡아야 하는 업무입니다.

ERP에 입력을 마쳤다고 해서 기장이 끝나는 것은 아닙니다. 언제나 같은 작업이 반복됩니다. 누락된 영수증을 찾아야 하고, 일자나 금액이 맞지 않을 경우 다시 서류를 올린 사람을 찾아 확인해야 합니다. 분명 지출 내역이 있는데도 결재를 올리지 않은 직원에게는 다시 독촉해야 합니다.

이렇게 기업 비용 정산 관리 과정에서 발생하는 비효율을 스팬딧이 해결합니다.

 

 

1) 경비 규정 위반 사항 자동 알림

경비 관리 솔루션 스팬딧을 활용한다면 계정 과목별 결제 한도 금액, 제한 시간 등 다양한 규정을 설정할 수 있습니다. 또한 보고서상에서 이렇게 설정된 규정을 어긴 부분이 있다면 이를 한눈에 확인할 수 있습니다. 스팬딧은 기업의 내부 비용 규정과 필요에 따라 자유로운 설정이 가능합니다.

출처: 스팬딧

 

 

2) ERP 전표 입력 자동화

SAP, 오라클, 더존 등 다양한 ERP 회계 프로그램과 연동이 가능하여 스팬딧에서 최종 승인된 보고서를 클릭 한 번만으로 전표 입력이 가능합니다. 사업자 유형 및 계정과목에 따라 전표 유형이 자동으로 분류되어 생성되고, 스팬딧 태그 기능을 활용하여 ERP 계정과목별 관리 항목(코스트센터)도 반영할 수 있습니다.

출처: 스팬딧

 

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3. 임직원 법인카드, 세금계산서 관리

재무 회계 담당자는 임직원이 법인카드를 사적으로 사용하는 것을 금지하고 회사가 정한 사용 범위 내에서 사용하도록 교육해야 합니다. 더 나아가 결제된 법인카드 사용 내역을 내부적으로 확인하는 것도 관리자의 몫입니다. 그렇지만 이를 일일이 실물 영수증을 활용해 확인하고, 종이나 엑셀로 보고서(지출 결의서)를 작성한다면 복잡할뿐더러 정확성이 떨어집니다.

또한 법인카드 관리만큼 중요한 것이 세금계산서 관리입니다. 기업에서 제품을 구매하거나 서비스 용역을 이용하는 거래는 주로 세금계산서를 이용하는데, 세금계산서를 제때 발행하지 않으면 세무조사 대상이 될 수 있고 가산세를 추가로 내야 하는 상황이 생길 수도 있습니다.

이처럼 관리가 필수적이지만 어려웠던 법인카드와 세금계산서도 스팬딧으로 더욱 정확하게 관리할 수 있습니다.

 

 

1) 쉽고 간편한 법인카드 비용 관리

임직원은 본인이 사용하는 법인카드를 스팬딧에 미리 등록할 수 있으며, 해당 카드의 지출 내역은 따로 영수증이나 매출 전표를 준비할 필요가 없습니다. 임직원이 법인카드로 결제하면 스팬딧에 자동으로 지출 내역이 등록됩니다. 이렇게 등록된 내역에는 비용 목적과 세부 사항, 동반자 여부 등을 모두 설정할 수 있기에 재무 회계 팀은 모든 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.

 

출처: 스팬딧

 

 

2) 세금계산서 간편 조회 및 관리

경비 관리 솔루션 스팬딧에 국세청 홈택스 세금계산서 계정을 등록하면 세금계산서를 간편하게 조회할 수 있으며 이때 거래처별로 여러 계정을 동시에 등록하는 것도 가능합니다. 과세와 면세 여부, 사업자등록번호, 상호 등 정보가 모두 연동되기 때문에 매입 세금계산서 자료를 편리하게 확인하고 관리할 수 있습니다.

 

출처: 스팬딧

 

 

경비 관리 솔루션 스팬딧이 기업의 회계 업무를 어떻게 지원하는지 잘 확인하셨나요?

드라마 넘버스의 태일회계법인이 회계 감사를 위한 파트너 역할을 한다면, 스팬딧은 법인 기업의 회계 업무 파트너 역할을 톡톡히 하고 있습니다.

스팬딧은 이 밖에도 내·외부 정산 관리(임직원 비용 환급, 거래처 정산 등) 외에도 예산 관리와 같은 재무 회계 담당자가 효율적으로 업무하기 위해 필요한 기능들을 제공하고 있습니다.

요즘 경기 침체로 인해 허리띠를 졸라매는 기업이 많아지고 있습니다. 그렇다고 기업에서 돈을 아예 안 쓸 수는 없어서 고민이라면 스팬딧으로 업무 효율성은 높이고 비용은 절감하는 효과를 경험해 보시기를 바랍니다.