영수증 처리하기 너무 귀찮은데 어떡하죠?

한 달에 한 번, 이런 메일 다들 받으시죠?

보통 회사는 월별로 결산을 하고, 이 과정에서 직원들이 사용한 경비 처리도 함께 진행하게 됩니다.

AI, 딥 러닝, 메타버스, NFT, 웹 3.0 등 하루가 다르게 새로운 개념이 쏟아지고, 팬데믹으로 오프라인이 온라인으로 디지털 전환(DT, Digital Transformation)되는 세상인데도 불구하고 여전히 플로피 디스크처럼 우리 곁에 남아있는 구시대의 유물이 있습니다.

바로 영.수.증.처.리.

도대체 왜 이건 아직까지 풀칠해서 스캔하고 심지어는 파일이나 보고서까지 만들어 제출해야 하는 걸까요?

아직까지 풀칠하고 스캔하는 이유

회사 돈을 쓰면 무조건 증빙이 필요합니다. 왜냐하면 국세청에 세금 신고를 해야 되기 때문이죠.

일단 신고를 하지 않으면 탈세라서 범죄자가 됩니다. 그리고 신고를 해야 경비를 비용처리로 인정받아 세금 혜택도 받을 수 있습니다.

최근에는 회사 복지가 좋아져서 식대지원이다 자기개발비다 뭐다 개인카드로 결제하고 회사에 경비 환급을 요청하는 경우가 많은데요. 이럴 경우에는 현금영수증이나 신용카드매출전표와 같은 증빙자료를 반드시 제출해야 합니다.

직원이 정확히 얼마를 썼는지 비용 규정을 지켜서 썼는지도 확인이 필요하지만, 기본적으로 회사 경비는 업무관련성이 객관적으로 확인되는 경우에 회사의 필요 경비로 인정받을 수 있습니다.

회사의 필요 경비로 인정받아야 세액공제를 받을 수 있기 때문에 한 푼이라도 더 세액공제를 받으려면 영수증 풀칠하고 스캔하기 귀찮아도 꼭 해야 합니다.

지출 보고서 제출은 왜 때문인 거죠?

영수증 첨부와 지출 보고서 제출은 목적 자체가 다릅니다.

영수증이 법적 효력을 지닌 국세청 증빙용이라면 지출 보고서 또는 엑셀 파일은 회사 제출용입니다.

재무회계팀에서는 국세청 증빙용과 회사 제출용 두 가지를 동시에 받음으로써 직원이 규정에 맞게 회사 경비를 사용했는지 누락된 부분은 없는지 두 자료를 비교하여 크로스 체크를 1차적으로 하게 됩니다.

1차 검토가 완료된 후에야 비로소 Pre-Accounting (회계 처리를 위한 전초 작업) 단계를 시작할 수 있습니다.

이따금 잘 몰라서 “회계팀 일 도와주는 거 아냐?”라고 오해하는 분들이 있는데, 절대 그렇지 않습니다.

회사 돈을 쓰는 사람 따로 있고 지출 내역 보고하는 사람 따로 있지 않듯이 돈을 쓴 사람이 지출 내역 보고까지 하는 것이 당연한 의무입니다.

재무회계팀은 지출 내역 보고가 제대로 되었는지 한 땀 한 땀 크로스 체크까지 해주는 고마운 사람인 거죠.

너만 바쁘냐? 나도 바쁘다!

맞습니다.

혼자서 일당백으로 전투에 임하는 직장인들이 정말 많습니다.

이렇게 정신없이 바쁜 와중에 영수증 챙기랴 풀칠하랴 스캔하랴 거기다 엑셀 파일까지 오 마이 갓!!

영수증 제출해달라는 메일만 봐도 머리가 아플 지경입니다.

“아니 요즘 같은 디지털 시대에 이건 도대체 왜 안되는 거야!”

스팬딧은 됩니다.

스팬딧 사용 프로세스

스팬딧에 본인이 사용하는 카드만 등록해두면 자동으로 지출 내역을 불러와 사내규정에 따라 제출할 기간이 되면 지출 내역들을 클릭해서 제출하면 됩니다.

현금으로 쓴 내역도 아주 간단하게 사진으로 찍으면 전자 영수증으로 만들어 증빙으로 제출할 수 있습니다.

• 영수증 지갑에 서랍에 보관하는 일
• 영수증 깜박해서 다시 받아오는 일
• 카드사에서 신용카드매출전표 출력하는 일
• 영수증 한 땀 한 땀 풀칠하는 일
• 영수증 한 장 한 장 스캔하는 일
• 엑셀 파일에 영수증 내역 옮겨 적는 일

꼭 해야 하지만 몹시도 귀찮았던 일을 이제는 그만해도 됩니다.

부디 다음 달부터는 풀칠과 안녕하기를 바랍니다.

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