앞서가는 기업이 사용하는 백오피스&오퍼레이션 툴 5

💡앞서가는 기업들은 이미 사용하고 있다는 백오피스 툴 모음! 링크드인, 쇼피파이, 드롭박스, 비용 관리 스팬딧까지. 아직도 모르고 있다면 지금 함께 알아볼까요?

앞서가는 기업이 사용하는 백오피스 & 오퍼레이션 툴

 

1. B2B 세일즈에도 활용된다고? 링크드인

링크드인은 구직자들이 이력서나 경력을 관리하거나, 기업의 채용 담당자들이 인재를 찾기 위해 사용하는 플랫폼 아닌가요?

일반적으로 링크드인은 구직, 경력관리 및 인재 채용을 위한 소셜 네트워킹 플랫폼으로만 알려져있지만, 세일즈에서도 굉장히 두각을 나타내고 있는 백오피스 툴입니다. 링크드인은 B2B 타겟 고객에 접근하여 신규 고객을 유치하는 데에 매우 효과적이고, 특정 비즈니스 분야의 정보도 활발하게 교류할 수 있어요.

 

이미지 출처: 링크드인 공식 홈페이지

 

링크드인의 검색 기능으로 산업과 기업 분야, 규모, 직급 등을 필터링하여 타겟 고객층을 찾고, 지속적으로 모니터링하면 빠르고 효과적인 고객 유치가 가능합니다. 니즈와 관심사도 쉽게 파악할 수 있기 때문에 타겟 고객과의 커넥션을 찾는데도 매우 효과적인 툴입니다. 그래서 신규 고객뿐만 아니라 기존 고객과의 커뮤니케이션 및 관계 강화에도 아주 유용합니다.

링크드인처럼 B2B에 최적화 되어있는 툴로 필요한 기업이나 고객만을 겨냥해 광고한다면, 검색엔진이나 다른 소셜 미디어 광고처럼 불특정 다수에게 광고를 하는 것보다 훨씬 더 유리하게 작용할 수 있습니다.

링크드인을 그저 채용이나 구직을 위한 플랫폼으로만 알고 계셨다면, 지금이라도 B2B 세일즈 및 마케팅에도 적극 활용해보실 것을 추천드립니다.

 

 

2. D2C 이커머스 플랫폼, 쇼피파이

기업이 다른 유통 채널을 통하지 않고 소비자와 직접적으로 거래하는 형태인 D2C(Direct to Customer)에 대해 알고 계신가요? 최근 글로벌 트렌드로 자리매김한 D2C 생태계에 쇼피파이는 절대 빠질 수 없는 이커머스 플랫폼입니다.

쇼피파이는 상품재고 관리 및 배송, 광고와 마케팅까지 온라인 쇼핑몰 운영 전반에 꼭 필요한 서비스를 모두 제공하는 구독형 서비스입니다. 독립적으로 온라인 쇼핑몰을 직접 제작하여 운영하는 방식과는 달리 쇼피파이는 월 이용료를 내며 사용할 수 있습니다.

 

이미지 출처: 쇼피파이 공식 홈페이지

 

직접 쇼핑몰을 개설하여 수시로 업데이트가 필요한 독립형과는 달리, 누구나 쉽게 온라인 쇼핑몰을 만들 수 있는 시스템이 갖춰져 초기 창업자나 소규모 기업들의 환영을 받고 있습니다. 창업에 필요한 개발 및 투자 비용과 시간을 훨씬 절약할 수 있기 때문이죠.

쇼피파이 내에서 제품이나 브랜드의 프로모션 및 마케팅을 할 수 있는 기능들도 갖춰져 있어서, 더욱 효과적으로 쇼핑몰을 운영할 수 있습니다. 게다가 서버의 유지, 보수, 업데이트와 보안까지도 쇼피파이에서 관리해주기 때문에 별도로 신경 쓰지 않아도 안정적인 운영은 물론, 고객의 개인정보도 안전하게 보호할 수 있답니다.

 

 

3. 기업용 클라우드 스토리지, 드롭박스

방대한 양의 중요한 기업 자료들을 안전하게 보관하려면 어떻게 해야 할까요?

PC나 노트북, USB, 외장하드 등 물리적인 장치에만 보관하는 시대는 지났습니다. 소중한 데이터를 소모품에 보관한다면 장치가 고장 나거나 분실했을 경우엔 데이터를 되돌릴 방법이 없죠. 이런 일을 방지하기 위해서 많은 기업들은 클라우드 스토리지를 이용합니다.

클라우드 스토리지(Cloud Storage)란, 사용자가 대형 데이터센터를 보유하고 있는 공급업체의 서버에 파일을 업로드 및 보관하면, 모든 장치에서 해당 파일을 공유하거나 액세스 할 수 있는 서비스를 말합니다.

드롭박스와 같은 클라우드 스토리지를 도입하면, 인터넷을 통해 많은 양의 파일과 데이터를 간편하고 안전하게 보관할 수 있습니다. 그리고 언제 어디서 어떤 장치를 이용하든 항상 간편하게 데이터에 액세스 할 수 있어서 업무의 효율성도 높일 수 있습니다.

 

이미지 출처: 드롭박스 공식 홈페이지

 

클라우드 스토리지의 종류는 정말 다양하지만, 드롭박스의 경우 확실한 이점들이 있기 때문에 많은 기업들이 백오피스 툴로 도입하고 있습니다. 바로, 기업의 소중한 데이터 관리에 가장 중요한 보안과 동기화 속도입니다.

드롭박스는 안정성과 성능 측면에서 좋은 평가를 받고 있습니다. 특히 드롭박스의 동기화 속도는 업계 최고라고 말할 수 있을 정도입니다. 그래서 이 툴을 이용하면 협업자들과의 파일 공유가 간편해지고, 조회 및 수정 이력을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

또한 30일 동안 삭제된 파일을 따로 보관하는 기능이 있어서 혹시라도 실수로 파일을 삭제하거나 이전 버전으로 되돌리고 싶을 때, 손실된 파일을 간편하게 복구할 수 있습니다. 업무에 차질이 생기는 것도 방지할 수 있겠죠?

 

 

4. 백오피스 패스워드 매니저, 1Password

포털, 소셜 미디어, 서비스 등이 다양해지면서, 지금까지 가입한 사이트는 셀 수 없이 많을 것입니다. 관리해야 하는 비밀번호가 계속 늘어나지만, 보안이 취약한 곳에서 비밀번호를 관리하는 것은 위험합니다.

개인뿐만 아니라 기업의 입장에서도 직원들의 비밀번호가 보안에 취약하다면, 기업의 중요한 데이터와 자료 또한 보안 위험으로부터 안전하지 않을 것입니다. 이에 따라 패스워드 관리 프로그램은 특히 보안이 중요한 기업이라면 반드시 필요한 백오피스 툴입니다.

 

이미지 출처: 1Password 공식 홈페이지

 

위에서 소개한 이커머스 플랫폼 쇼피파이를 포함하여, 전 세계 100,000개 이상의 기업에서 자사의 비즈니스와 데이터를 보호하기 위해 1Password를 사용하고 있습니다.

이 툴을 사용하면 모든 비밀번호와 중요한 정보를 오직 사용자만 아는 하나의 마스터 비밀번호로 보호할 수 있습니다. 비밀번호를 일일이 입력해야 하는 수고로움을 덜어주고, 기억이 나지 않는 비밀번호를 찾기 위한 인증절차를 거칠 필요도 없습니다.

비밀번호의 보안 문제까지 해결할 수 있기 때문에, 소중한 자료를 보호해야 하는 기업이라면 직원들을 위해 도입할 필요성이 있습니다.

 

 

5. 기업의 출장&경비 관리 플랫폼, Expensify

전 세계 어디서든 업무 관련 영수증을 관리하고 기록하는 일은 세상 귀찮고 번거로운 업무 중 하나입니다.

이러한 귀찮은 과정을 해결하기 위해, 금전 지출을 스마트 스캔 기술을 이용하여 쉽게 기록하고 관리할 수 있는 비용 관리 플랫폼 Expensify는 미국에서 개발되어 개인뿐만 아니라 기업에서 많이 사용하고 있습니다.

 

영수증 처리하기 너무 귀찮은데 어떡하죠?

이미지 출처: Expensify 공식 홈페이지

 

Expensify는 사용자가 설정한 규정에 따라 지출 내역을 분류하고 기록해, 보고서 형식으로 정리 후 회계 소프트웨어로 전송할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 비용 관리 플랫폼을 사용하면 실물 영수증을 보관할 필요가 없고, 간단하게 스캔만 하면 기록까지 손쉽게 할 수 있습니다.

다만, 미국에서 만들어진 플랫폼이다 보니 국내 이용자들이 사용하는데 제한되는 부분도 존재합니다. 국내 영수증과는 구성과 모양에서 차이가 있고, 기업마다 비용 관리 시스템도 다르기 때문에 불편함이 발생할 수 있습니다.

이에 따라 국내에서도 Expensify와 같이 기업의 지출을 효과적으로 관리해줄 수 있는 플랫폼이 등장했습니다.

 

 

기업 비용 관리 플랫폼, 스팬딧(Spendit)

 

비용 관리 플랫폼 스팬딧(Spendit)은 국내 기업들이 해외 툴 사용 시 발생하는 여러 불편함을 해소하고자, 한국 시장에 맞게 탄생한 플랫폼으로 지속적인 업데이트와 고객 지원을 제공합니다.

스팬딧 웹(Web)이나 앱(App)으로 법인카드나 개인카드를 등록해두면 즉각적으로 지출을 기록할 수 있습니다. 혹시라도 스팬딧에 등록하지 않은 카드나 현금을 사용했어도 앱으로 영수증을 촬영만 하면 자동으로 지출 내역이 전자영수증으로 등록됩니다. 이처럼 스팬딧은 기업의 편리한 비용 관리를 위한 백오피스 툴이 되고 있습니다.

 

이미지 출처: 스팬딧

 

기업과 조직의 특성에 맞게 비용 규정 커스터마이징을 할 수 있고, 회계 담당자나 재무 관리자가 지정한 날짜 또는 사용자가 설정한 주기에 맞춰 보고서가 자동으로 제출됩니다. 그리고 제출된 보고서는 모바일로 확인 및 승인이 가능합니다.

직원들은 매번 영수증을 챙기며 지출 보고서를 작성할 필요가 없고, 회계 담당자 또한 수많은 실물 영수증을 하나씩 검증하고 관리할 필요가 없어집니다. 이에 따라 비용 관리 플랫폼 스팬딧은 업무의 질을 높여줄 수 있는 훌륭한 대안이 될 수 있습니다.

 

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