공전소 기능을 통한 적격증빙 자료 보관

💡 스팬딧의 공인전자문서센터 전송 기능은 매입세액공제와 경비 처리를 간편하게 도와줍니다. 이를 통해 과세표준이 낮아지고, 세율도 낮아지는 이점을 누릴 수 있습니다. 또한, 종이로 된 자료를 보관하는 어려움도 해소되어 증빙 자료 관리가 효율적으로 이루어집니다. 오늘은 이러한 스팬딧의 공전소 기능이 어떤 역할을 하는지, 증빙 자료 보관에 어떤 도움을 주는지를 살펴보도록 하겠습니다.

 

출처: Pexels

 

기업의 세금을 줄이는 가장 기본적인 방법으로 매입세액공제 및 경비 처리를 들 수 있습니다.

매입세액공제와 경비 처리 금액이 많을수록 과세표준이 낮아지고, 그에 적용되는 세율도 낮아지기 때문입니다.

 

기업 비용 관리의 핵심, 매입세액 공제

 

 

이러한 매입세액공제와 경비 처리를 위해서는 거래의 성립을 입증할 수 있는 증빙자료가 필요한데요, 기업과 기업 간의 거래에서는 반드시 이 증빙자료를 챙겨야 합니다. 이에 따라 거래 내역만 증명하면 된다는 생각에 계약서나 계좌이체 증명서, 간이영수증 등을 증빙자료로 보관하기도 하는데요, 세법에서 인정하는 ‘적격 증빙’이 아니면 증빙자료로 인정받기 어려울 수 있습니다.

 

‘적격 증빙’은 기업이나 기관이 발생한 경비나 거래 등을 증빙하는 것을 말하며, 세법이 인정하는 적격 증빙의 종류는 다음과 같습니다.

 

<적격 증빙의 종류>

• (전자)세금계산서
• (전자)계산서
• 현금영수증
• 신용카드매출전표

물론 거래금액의 2%를 증비불비가산세로 부담한다면 비적격 증빙 자료로도 경비 처리가 가능하지만, 이왕이면 미리부터 잘 대비하여 과세금액을 최대한 낮추고 가산세가 부과되지 않도록 하는 것이 좋습니다.

 

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출처: Freepik

 

그렇다면 각종 증빙자료는 어떻게 관리해야 할까요? 종이 영수증이나 서류 등 스캔한 자료의 원본을 모두 보관해 두어야 하는 걸까요?

국세청에서는 지출증명서류 등 각종 증빙서류를 스캔하여 보존하는 경우, 원본 증빙서류와 함께 5년간 보존해야 함을 원칙으로 하고 있습니다. 매입세액공제나 경비 처리 시 사용된 모든 증빙자료는 스캔을 해두었더라도 실물 원본 자료도 같이 보관해야 하는 것이지요.

 

법인 적격증빙자료 손쉽게 관리하기

 

 

하지만 종이 영수증이나 서류의 경우 시간이 흐름에 따라 잉크가 날아갈 수도 있고, 분실이나 훼손의 위험이 클 수밖에 없는 어려움이 있습니다. 그에 대한 해결책으로 사용할 수 있는 기능 중 하나가 바로 공인전자문서센터(공전소) 입니다.

 

<공인전자문서센터(공전소)란?>

공인전자문서센터는 전자문서의 관리와 보관을 위한 시스템으로, 한국정보통신기술진흥센터(NIPA)에 의해 운영되며 공공기관 및 기업들이 전자문서를 안전하게 생성, 관리, 보관할 수 있도록 지원합니다.

 

앞에서도 언급된 것처럼, 공인전자문서센터의 기능은 적격 증빙과 아주 밀접한 관련이 있습니다. 매입세액공제나 경비 처리를 위해 기존에는 대부분 종이 문서나 영수증 등을 사용해 왔지만, 공인전자문서센터를 통해 전자적으로 증빙할 수 있게 되었기 때문입니다.

 

세법에 따르면 원본 문서를 전자 문서로 변환하여 공인전자문서보관서에 보관하고 있는 경우에는 원본 문서 보관 의무가 면제됩니다. 따라서 공인전자문서센터를 통해 전송된 자료들은 스캔한 원본을 별도로 보관할 필요가 없으며, 이를 통해 원본 자료 보관의 어려움이 크게 해소됩니다.

 

요컨대, 국세청으로 전송한 전자세금계산서, 전자계산서, 현금영수증, 신용카드 매출전표는 원본을 보관할 의무가 없다는 것입니다.

 

 

그렇다면 공인전자문서센터가 제공하는 기능들에는 어떠한 것이 있을까요? 조금 더 상세히 알아보겠습니다.

 

<공인전자문서센터(공전소)의 역할>

1. 전자문서 생성: 기업이나 기관은 공인전자문서센터 기능을 통해 간단하게 전자문서를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 종이 문서의 사용을 줄이고 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
2. 안전한 보관: 생성된 전자문서는 공전소에서 안전하게 보관됩니다. 이는 자료와 데이터의 보안을 강화하여 중요한 문서들이 손상되거나 분실되지 않도록 합니다.
3. 전자문서 검증 및 확인: 공전소를 통해 생성된 전자문서는 공인된 기관에서 검증할 수 있습니다. 이를 통해 문서의 진위를 확인하고 증명할 수 있고, 매입세액불공제 등의 경비 처리 시에도 원본 보관이 필요 없는 적격증빙자료로 활용될 수 있습니다.
4. 업무 효율성 향상: 전자문서의 사용은 업무 처리 속도를 높이고 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 전자문서는 검색과 공유가 용이하여 업무 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

출처: 스팬딧

 

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<비용 관리 플랫폼 '스팬딧'의 공전소 기능>

이같이 종이 문서의 사용을 줄이고, 전자문서의 안전한 보관과 검증을 통해 업무 환경을 개선해 주는 공인전자문서센터 기능이 기업의 비용과 지출을 관리하고, 투명한 운영과 절세를 돕는 플랫폼 '스팬딧'에도 있다는 사실, 알고 계셨나요?

 

스팬딧에 등록된 지출 또는 실시간으로 연동된 법인카드 내역을 손쉽게 공전소로 보낼 수 있는 스팬딧의 공인전자문서센터 기능은 기업이나 기관의 업무 프로세스를 혁신적으로 변화시키고 그 효율성을 대폭 높여줍니다.

 

 

스팬딧의 공인전자문서센터 보관 프로세스는 다음과 같습니다.

 

1) 지출 이미지 등록: 지출 이미지 등록은 웹 파일 첨부 또는 모바일 앱을 통해 촬영한 이미지를 등록하거나, 실시간으로 연동된 카드 영수증이나 지출 내역 등을 선택하는 방식으로 이루어집니다.

2) 전자문서화: 등록된 이미지는 PDF로 변환되어 타임스탬프가 날인되거나, 스팬딧 지출 페이지에서 선택된 전자영수증과 함께 공인전자문서센터로 전송됩니다.

3) 공인전자문서센터 보관: 공인전자문서센터로 전송된 모든 증빙 서류는 법인세 신고일부터 5년간 공인전자문서보관소에 안전하게 보관됩니다.

 

출처: 스팬딧

 

 

스팬딧은 고객들이 더 손쉽게 공인전자문서센터 기능을 활용하여 효율적인 적격 증빙 자료를 보관할 수 있도록 지속적인 공전소 기능 업데이트를 진행해 왔습니다.

 

이어지는 영상에서는 스팬딧의 최신 공인전자문서센터 기능이 어떻게 보다 간소화되어 사용자들에게 제공되는지 확인하실 수 있습니다.

 

출처: 스팬딧 - 공인전자문서센터 전송 기능

 

이처럼 스팬딧의 업그레이드된 공인전자문서센터 전송 기능은 고객들의 업무 효율화를 위한 결과물입니다. 이 기능은 사용자들의 피드백과 요구사항을 반영하여 개발되었으며, 비용 관리 프로세스를 더욱 효율적으로 수행할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 사용자들은 한층 간편하게 업무를 처리하고 관리할 수 있으며, 더 나은 업무 환경을 조성할 수 있게 될 것입니다.

 

 

적격 증빙 자료의 관리와 보관에 어려움을 겪고 있거나 비용 내역을 전송하는 데 어려움을 느끼고 있다면, 지금 당장 스팬딧 관리자에게 문의하여 스팬딧의 공인전자문서센터 기능을 경험해 보세요!

 

스팬딧을 통해 적격 증빙 자료의 안전한 보관과 업무 효율성을 향상할 수 있을 것입니다.

 

 

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