고정 헤더 영역
상세 컨텐츠
본문
💡 '전사적자원관리 시스템인 ERP'는 기업의 종합적인 업무를 통합 관리하는 데 필수이지만, '비용지출관리 솔루션 스팬딧'과 같이 재무회계 영역에 중점을 둔 기능을 통한 전문성을 제공해 주지는 못합니다. 이번 글에서는 ERP와 비용관리 솔루션의 차이점과 역할에 대해 알아보고, 기업의 비용을 더욱 효과적으로 관리하고 절감하기 위해 ERP와 비용관리 솔루션이 왜 함께 사용되어야 하는지를 살펴봅시다.
1. ERP(Enterprise Resource Planning)란?
ERP는 ‘전사적자원관리(Enterprise Resource Planning, ERP)’의 줄임말로 기업 운영 전반에 걸친 업무 프로세스를 통합적으로 관리할 수 있도록 해주는 시스템 및 소프트웨어를 의미합니다. ERP는 회사의 인사, 재무, 생산, 판매, 운영 등 전반적인 업무 프로세스를 하나의 시스템 안에 구축해 각각의 정보와 자원을 유기적으로 공유하고, 이를 통해 빠른 의사결정과 업무 진행이 가능하게 합니다. 이를 위해 ERP는 다양한 모듈을 제공하여 기업이 필요한 부문에 맞게 모듈을 선택하여 사용할 수 있는데, ERP를 공급하는 대표적인 해외 업체에는 SAP, Oracle(오라클), Microsoft(마이크로소프트), Info(인포) 등이 있으며, 국내의 경우 가비아, 더존비즈온, 영림원, 이카운트 등의 회사가 있습니다.
ERP는 비즈니스의 효율적 경영을 돕는다는 점에서 경영정보시스템(MIS, Management Information System)이나 전략 정보 시스템(SIS, Strategic Information Systems)과 크게 다르지 않지만, 기업의 각 부문에 걸친 ‘정보’라는 경영자원을 하나의 체계 아래에 통합해 관리하는 시스템이라는 점에서 큰 차이를 지닙니다.
기존 경영정보시스템의 경우 부문별 시스템으로 운영돼, 중요한 정보들이 부서 간 공유되거나 연결되지 않는다는 문제가 있었습니다. 이는 부서 간 정보 단절로 인해 의사결정이 지연되고, 커뮤니케이션 비용이 증가함을 의미했습니다. 그러나 ERP의 등장으로 기업의 어느 한 부문에서 입력된 데이터를 회사의 전 부문이 필요에 따라 정보로써 활용할 수 있게 되었고, 그로 인해 인력, 설비, 자재, 정보, 시간 등의 경영 자원을 최적화해 기업의 중요한 의사결정에 활용할 수 있게 되었습니다.
< ERP의 역할 >
ERP는 기업의 모든 부서와 기능을 하나의 통합된 시스템으로 연결하여 종합적인 업무 프로세스를 관리합니다. 주요 역할은 다음과 같습니다.
- 통합 시스템: 조직의 모든 영역을 하나의 통합된 시스템으로 관리하며, 회계, 인사관리, 생산, 판매, 공급망 관리 등을 통합하여 관리합니다.
- 데이터 중심: 기업의 전반적인 데이터를 중앙에서 관리하고, 이를 기반으로 의사결정을 지원합니다.
- 복잡한 프로세스 관리: 대규모의 복잡한 비즈니스 프로세스를 효과적으로 관리하며, 다양한 부서 간의 효율적인 협업과 정보 공유를 가능하게 합니다.
- 장기적 계획과 분석: 장기적인 비즈니스 계획, 예산 수립, 성과 분석 등을 지원합니다.
2. 비용지출관리 솔루션이란?
비용관리 솔루션은 주로 조직의 지출 및 비용, 정산, 환급 등과 관련된 부분에 특화된 프로그램으로, 기업의 효율적인 비용관리 및 리소스 절감을 위한 솔루션을 제공합니다.
비용관리 솔루션에는 기업이 재무회계 업무를 실행하고, 비용을 관리하고 통제하는 데 도움이 되는 다양한 기능이 포함됩니다. 각 기능은 비용 승인 및 환급 프로세스를 자동화하고 간소화하여 직원들이 보고서를 쉽게 제출할 수 있도록 하는 동시에 관리자에게는 비용을 검토, 승인 및 상환하는 데 필요한 도구를 제공합니다. 그뿐만 아니라 예산 수립, 거래대금 정산, 계정과목 매칭, 전표 입력 자동화 등 회계 관리를 위해 필요한 업무를 전반에 걸쳐 도와줍니다.
< 비용지출관리 솔루션의 진화 >
전통적인 비용 관리 방법은 종이 비용 보고서를 수동으로 작성하고, 영수증을 첨부하고, 승인을 위해 제출하는 것이었습니다. 이러한 프로세스는 시간이 오래 걸리고 오류가 발생하기 쉬우며 비용에 대한 실시간 가시성이 부족했습니다. 그러나 스팬딧과 같은 비용관리 SaaS 및 솔루션의 출현으로 많은 기업이 디지털 및 자동화된 접근 방식으로 비용 승인 프로세스를 전환하여 효율성과 정확성을 크게 향상해 가고 있습니다.
< 비용지출관리 솔루션의 주요 기능 및 역할 >
앞서 언급된 것과 같이 비용관리 솔루션은 전체 비용관리 프로세스를 단순화하고 합리화하여 재무적 효율성을 극대화하는 다양한 기능을 제공합니다. 그렇다면 비용관리 솔루션을 사용함으로 인해 경험할 수 있는 주요 기능들에는 어떤 것들이 있을까요?
- 온라인 지출 보고서 작성 및 제출
- 영수증 자동 인식 및 첨부
- 자동화된 비용 규정, 계정과목 분류
- 전결 규정 및 승인 보고 알림
- 전자결재 기능 등을 통한 사전/사후 품의
- ERP 등 회계 시스템과의 통합
- 실시간 비용 모니터링
- 정책 집행 및 규정 위반 자동 탐지
- 비용 보고 및 분석 기능
- 예산 설정
- 거래처 정산 및 경비 환급
위 항목들은 비용관리 솔루션 중 하나인 스팬딧에서도 모두 만나볼 수 있는 기능인데요, 이같이 스팬딧 이라는 하나의 솔루션 도입 및 활용만으로도 회사의 비용 지출 관리 및 재무회계 업무 전반에 걸친 자원 절약과 효율화를 이뤄낼 수 있습니다. 그리고 이러한 기능들을 통한 비용관리 솔루션의 주요 역할은 다음과 같습니다.
- 지출 관리 특화: 주로 직원들의 비용 청구, 비즈니스 지출, 여행 경비 관리 등에 특화된 솔루션으로, 지출과 관련된 프로세스를 중심으로 기능합니다.
- 사용자 친화적: 웹과 모바일 서비스를 통해 임직원들이 쉽게 접근하고 사용할 수 있으며, 영수증 업로드, 비용 보고 등의 과정을 간소화합니다.
- 실시간 지출 추적: 실시간으로 지출을 추적하고, 예산 초과를 방지하기 위한 경고 시스템을 제공합니다.
- 정책 준수 및 감사: 조직의 지출 정책을 준수하도록 도우며, 회계감사 또는 비용 규정 준수를 간편하게 할 수 있도록 지원합니다.
- 회계 전표 자동 입력 및 회계프로그램 연동: 회계 전표 자동 입력 및 ERP와 같은 회계프로그램과의 API 연동 등을 지원하여 기업의 재무회계 업무에 편리성과 효율성을 제공합니다.
3. ERP와 비용관리 솔루션의 차이점
전사적 자원 관리, ERP와 비용관리 솔루션은 자동으로 데이터를 수집하고 기록하여 수작업의 번거로움을 줄이고, 다양한 분석 도구와 보고서를 제공한다는 점에서 공통점이 있습니다. 그러나 ERP가 더 큰 범주에 속하고, 비용관리 솔루션은 훨씬 세분화된 영역을 담당하고 있습니다. 둘의 차이점을 간략히 살펴보겠습니다.
- 범위와 전문성: ERP는 기업 전반적인 업무를 포괄하는 통합 시스템으로, 자원 계획, 생산, 인사, 재고 등 다양한 모듈을 포함하여 조직의 광범위한 비즈니스 프로세스를 관리합니다. 반면 비용관리 솔루션은 주로 회계 및 경비와 관련된 영역에 특화되어 있습니다. 특히, Pre-accounting 영역 전반을 도와줌으로써, 기업의 재무 건전성과 투명성을 확보하는 데 큰 역할을 합니다.
- 사용자 경험 및 집중도: ERP는 더 복잡한 비즈니스 프로세스에 초점을 맞추고 있어 사용자 경험이나 집중도 면에서 차이가 있습니다. 비용관리 솔루션은 사용자 친화적이고 접근성이 좋아 임직원들이 어디서나 쉽게 비용 관련 업무를 처리할 수 있기 때문이지요. 그뿐만 아니라 비용지출 솔루션은 디지털 영수증 처리, 법인카드 통합, 인보이스 관리 등과 같은 특별한 기능을 제공하여 기업의 특정 비즈니스 요구를 충족할 수 있습니다.
- 적응성 및 특화 기능: 비용관리 솔루션은 지출 추적, 정책 준수, 감사, 예산, 거래처 정산 및 환급 등 ERP에서는 다뤄지기 힘든 재무회계 업무의 세부적인 기능들에 더 많은 주안점을 둡니다.
- 실시간 데이터 처리와 모니터링: 비용관리 솔루션은 실시간 비용 데이터 처리와 경고 시스템을 제공하여 편리한 모니터링을 가능하게 하고, 그에 대한 발 빠른 대응을 도와줍니다.
4. ERP와 함께 비용관리 솔루션을 사용해야 하는 이유
지금까지 ERP와 비용관리 솔루션의 차이점 및 역할에 대해 살펴보았는데요, 각각의 차이점들로 인해 두 가지가 함께 사용될 때 비로소 재무회계 업무의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 그렇다면 비용관리 솔루션은 왜 필요할까요? 그리고 왜 ERP 단독으로는 비용지출 업무를 커버할 수 없는 걸까요?
(1) 전문적이고 세분화된 비용 관리
대부분의 ERP는 시스템 내에서 비용 관리가 가능하거나 그와 관련된 기능 모듈을 더할 수 있지만, 그 비용과 자원의 낭비가 굉장히 크고 다루는 범위 또한 매우 제한적입니다. 따라서 비용관리 업무 제반은 스팬딧과 같은 비용관리 솔루션을 활용하여 다루는 것이 재무회계 업무에 있어 훨씬 최적화되기 쉽고, 효율적입니다. 비용지출 솔루션의 ERP보다 더 전문적이고 세부적인 기능들로 기업 재무회계 업무를 한층 손쉽게 자동화할 수 있습니다.
(2) 정책 준수 및 감사 용이성
나아가 비용관리 솔루션을 도입하여 기업의 지출 및 법인카드 등을 관리하면 실시간 비용 추적 및 모니터링이 가능해집니다. 그를 통해 비용 정책 준수 여부 및 감사 활동이 한층 용이해지고, 그에 대한 빠른 대응이 가능해집니다. 회사는 임직원의 비용이 얼마나 올바르게 쓰이고 있는지, 재무 회계상 그릇된 쓰임은 없는지, 초과 승인 또는 이중 승인되어 환급된 건은 없는지 등 다양한 방면으로의 규정 검토를 자동으로 확인할 수 있습니다.
(3) 통합 데이터 관리와 보고서 작성
그뿐만 아니라 모든 비용지출 관련 내용들을 하나하나 수기로, 또는 대량의 엑셀 파일 등으로 업로드하여 직접 전표를 입력해야 하는 회계프로그램을 단독으로 사용하는 것보다 비용지출 솔루션과 ERP의 연동으로 모든 비용 관련 정보들을 자동 입력하여 처리할 수 있어 한층 편리해집니다. 이로써 기업은 더욱 통합적인 데이터 관리와 비용 보고서 작성, 프로젝트 관리 등이 가능해집니다.
(4) 비용 효율성
ERP 회계프로그램을 스팬딧과 같은 비용관리 솔루션과 함께 사용해야 하는 분명한 이유 중 하나는 바로 비용 효율성에 있습니다. 일부 조직에서는 모든 사용자에게 전체 ERP 시스템의 액세스 권한을 제공하는 것이 비용적으로 비효율적일 수 있습니다. 모든 임직원이 ERP의 모든 기능을 사용할 필요가 없을 수도 있기 때문입니다. 특히 기업의 자원, 생산, 인사, 재고 등과 관련한 내용에 재무회계팀을 비롯한 비용 승인 및 환급이 필요한 모든 조직원이 접근할 이유는 없을 것입니다. 이 경우, 필요한 기능만을 제공하는 비용관리 솔루션을 구독 형태로, 간편하게 사용함으로써 큰 비용을 절감할 수 있습니다.
결론적으로, ERP는 기업 전체적인 관리에 필수적이지만, 재무 회계적 측면에 있어서는 그 역할과 기능이 협소하다 볼 수 있습니다. 반면 비용지출관리 솔루션은 특정 영역에 초점을 맞추어 높은 전문성과 효율성을 제공하기에 기업의 비용을 더욱 효과적으로 관리할 수 있게 해줄 것입니다. 이에 여러 기업이 ERP와 비용지출관리 솔루션 두 시스템이 서로 보완하면서 효과적으로 운영될 수 있도록 함께 선택하여 사용하는 사례가 점점 늘어나는 추세입니다.
이같이 ERP의 종합적인 역할과 스팬딧의 특화된 비용관리 솔루션을 통합하여 사용하면, 기업은 종합적이고 효율적인 경영을 구현할 수 있습니다. ERP는 기업 전반의 데이터를 통합하여 정확한 기업 경영을 지원할 것이며, 비용관리 솔루션은 비용과 관련된 세부 기능에서 뛰어난 성능을 발휘해 줄 것이기 때문입니다. 그리고 이로써 두 솔루션의 조화로운 협업은 기업의 미래에 대한 더욱 강력한 경쟁력을 높일 것입니다.
ERP 회계프로그램과 비용관리 솔루션 스팬딧을 함께 사용함으로써 더 높은 생산성과 투명한 비용 관리를 실현하고 지속적인 성장을 이뤄보세요!
스팬딧이 더 궁금하다면 다른 콘텐츠를 읽어보세요. 그래도 궁금증이 해소되지 않는다면 뉴스레터 구독 또는 도입문의를 남겨주세요. 친절한 담당자가 여러분의 궁금증을 빠르게 해소해 드릴게요!
'인사이트' 카테고리의 다른 글
| 자동화부터 예측까지, AI로 처리하는 비용 관리 (0) | 2024.02.29 |
|---|---|
| 공전소 기능을 통한 적격증빙 자료 보관 (0) | 2024.02.15 |
| 스팬딧 법인카드로 건강한 조직문화 만들기 (0) | 2024.01.18 |
| 비용 관리 솔루션과 그룹웨어의 통합 활용 (1) | 2024.01.04 |
| 기업 비용 관리의 핵심, 매입세액 공제 (1) | 2023.12.21 |
댓글 영역