세금계산서 관리를 위해 꼭 알아야 4가지 기초 상식

💡초보 재무 담당자가 알아야 하는 세금계산서 관리 상식 4가지를 알려 드립니다. 세금계산서 관리에 도움되는 비용관리 플랫폼도 소개합니다.

세금계산서 관리를 위해 꼭 알아야 하는 기초 상식 4가지!

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재무 담당자들은 다양한 지출과 매출 증빙 서류, 그리고 영수증을 관리하게 됩니다. 특히 사업자 간 거래할 때 세금계산서를 반드시 챙겨야 합니다. 하지만 세금계산서를 처리하는 일은 신입 담당자에게는 어려운 일일 수 있습니다. 거래처가 다양하거나 지출 항목이 많은 경우 그만큼 세금계산서 관리도 복잡해집니다. 그래서 재무 담당자들은 시간과 효율적으로 세금계산서를 관리하는 방법을 지속적으로 고민하게 됩니다. 

 

오늘은 재무관리에서 중요한 영역을 차지하는 세금계산서 관리를 위해 알아야 하는 중요 포인트 4가지를 알려드리겠습니다.

 

 

1. 세금계산서 종류는?

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사업자가 국세청에 부가가치세를 신고하고 납부할 때, 소비자로부터 받은 부가세(매출세액)에서 자신이 사업용으로 상품을 구매하거나 서비스를 이용할 때 지출한 부가세(매입세액)의 차액을 계산하게 됩니다. 그리고 이때 매출세액에서 매입세액을 빼는 계산은 발행받은 세금계산서와 발행한 세금계산서를 기준으로 이루어지게 됩니다. 

 

동일한 세금계산서 내용이 매출 세금계산서가 될 수도, 매입 세금계산서가 될 수도 있습니다. 일반적으로 돈을 받는 측에서 세금계산서를 발행하게 됩니다. 이는 개인으로 물건을 구매할 때 가게에서 영수증을 발행받는 것과 동일한 원리라고 생각하시면 됩니다. 세금계산서는 결국 기업 간의 영수증 역할을 하기 때문입니다. 

 

1) 매출 세금계산서란?

발행자 입장에서 모든 세금계산서는 매출 세금계산서입니다. 고객에게 제품이나 서비스를 제공했다면, 매출 발생을 예상할 수 있을 것입니다. 이 매출에 대해 공급자는 세금계산서를 발행하게 됩니다. 세금계산서를 기반으로 부가가치세 신고가 진행되며 부가가치세를 실제 보다 적게 신고하면 탈세 혐의로 이어질 수 있습니다.  또한 세금계산서는 거래일 기준 다음 달 10일까지 발행되어야 합니다. 만일 세금계산서 발행이 기한을 넘긴다면 가산세가 부과됩니다. 

 

2) 매입 세금계산서란?

물건 및 서비스를 제공 받고 그에 대한 비용을 지불했다면 그에 대한 적격증빙을 제공 받아야 합니다. 이때 적격증빙 자료로 활용할 수 있는 자료는 신용카드 매출전표, 간이영수증, 현금영수증, 세금계산서 등이 있습니다. 공급받는 자가 재차 요청함에도 불구하고 공급자가 세금계산서를 발행해주지 않는 경우를 위해 매입자 발행 세금계산서 제도가 존재합니다. 하지만 이는 일반적이지 않으며 10만 원 이상의 거래액인 경우에만 진행할 수 있습니다. 증빙 자료를 세무서장에게 제출하고 검토받은 후에야 가능한 만큼 번거로운 절차이기에 공급자를 통해 전자세금계산서를 정상적으로 발행 받는 것이 중요합니다. 

 

 

2. 세금계산서 발급 의무 대상은?

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사업자 유형은 개인사업자와 법인사업자로 나눌 수 있습니다. 법인사업자는 면세와 과세 사업자로 나뉘게 됩니다. 이 중 면세사업자는 세금계산서 발행이 불가하며, 반면 대부분의 사업자가 포함된 과세 법인사업자는 모두 세금계산서 발급 의무 대상입니다. 

개인사업자의 경우, 법인과 유사하게 과세사업자와 면세사업자로 나뉘며 면세사업자는 세금계산서 발행이 불가합니다. 법인과 다르게 개인사업자 중 과세사업자는 두 가지 유형으로 구분됩니다. 바로 일반과세자와 간이과세자입니다. 연 매출 8000만 원 이하 기업은 간이과세자로 분류되나 아무리 간이과세자라고 해도 연 매출이 4000만 원 이상이라면 세금계산서 발급 의무 대상에 포함됩니다.

 

개인사업자 중 일반과세자의 경우, 기업과 거래 시 세금계산서 발급 의무 대상입니다. 개인사업자의 경우, 2022년 7월부터 연 매출이 2억 원 이상이라면 종이 세금계산서가 아닌 전자세금계산서 발행이 의무화되었습니다. 참고로, 2023년 7월부터는 연매출 1억 원 이상인 개인사업자에게 해당 규정이 적용되기 시작할 예정입니다. 

 

 

3. 세금계산서를 제때 발행하지 못했다면?

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세금계산서가 아예 발행되지 않은 미발급 세금계산서에 대해서는 공급자에게 공급가의 2%에 해당하는 가산세가 적용되며 공급받는자에게는 별도 가산세는 적용되지 않으나 해당 세금계산서에 대한 매입세액공제가 불가합니다. 

 

기한이 지난 후에 발행되는 지연발급 세금계산서에 대해서는 공급자에게 공급가의 1%에 해당하는 가산세가 적용되며 공급받는 자에게도 지연 수취 가산세로 공급가의 0.5%가 적용됩니다. 하지만 가산세를 내는 대신 매입세액공제는 받을 수 있습니다.

 

공급자와 공급받는 자 모두 세금계산서는 발급 기한 안에 미루지 않고 발행하고 발급받는 것이 금전적 손실을 막는 방법이라는 사실을 꼭 기억하셔야 합니다.

 

 

4. 세금계산서 관리에 도움이 되는 비용 관리 플랫폼은?

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수많은 비용 관련 서류들을 확인해야 하는 회계 담당자나 재무 담당자의 입장에서는 간혹 실수로 세금계산서 발급 기한을 놓치거나 증빙 서류 등을 누락하는 경우가 발생합니다. 그렇기 때문에 효과적으로 재무관리를 할 수 있는 방법에 대해 고민할 수밖에 없습니다. 바로, 이 이유로 많은 재무회계 팀에서 비용관리 플랫폼 '스팬딧'을 활용하고 있습니다.

 

스팬딧을 사용하면 기업 비용 및 지출 관리가 편리해집니다. 특히 스팬딧의 세금계산서 기능을 사용한다면 국세청 홈택스 계정을 등록하고 발급받은 세금계산서를 관리할 수 있습니다. 매입 세금계산서를 한눈에 확인할 수 있기 때문에 관리뿐 아니라 기한을 넘길 걱정도 덜게 됩니다. 이 외에도 다양한 매입세액공제를 위한 자료 조회와 결재 및 ERP 전표 내보내기까지 한 곳에서 모두 처리할 수 있습니다.

 

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