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💡접대비 비용처리를 위해 알아야 할 3가지와 회계 담당자에게 유용한 비용 관리 플랫폼에 대해 알아보겠습니다.
접대비 한도 및 증빙, 효율적 관리를 위해 알아야 할 3가지!
영업 활동으로 주요 고객을 선점하는 것이 매출 증대에 큰 영향을 끼치는 업종은 영업 관리를 위한 접대비 지출이 큰 편입니다. 특히 영업직이나 외근 업무 직원이 많은 제약 및 메디컬 업계라면, 회계 담당자들은 접대비를 정산하는 것이 주요 업무 중 하나일 것입니다.
회사 공금을 사용하는 부분이기에 사용 범위와 한도, 지출 증빙 내역 등을 정확하게 규정하고 관리하는 것이 중요합니다. 오늘은 회계 담당자에게 도움이 될 수 있는 접대비 비용처리 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다. 더불어 접대비 한도 계산 및 비용을 효율적으로 관리하는 꿀팁도 소개해 드리겠습니다.
1. 접대비를 제대로 관리하려면 주목!
1) 접대비 정의
접대비란, 회사 운영에 필요한 영업 활동을 할 때 필수적으로 발생되는 비용을 뜻합니다. 통상적으로 접대비는 거래처나 고객을 접대할 때 지출하는 비용으로 칭하지만 기업의 대외 업무 활동에 필요한 모든 비용도 포함됩니다. 즉, 회사 업무와 관련해 특정인에게 무상으로 지출한 비용이나 물품, 기밀 비용, 사례금, 교제비, 업무추진비 등 비슷한 성격의 비용들은 모두 접대비에 포함된다고 볼 수 있습니다.
복리후생비와 광고선전비 등은 법인 접대비에서 제외됩니다. 다만, 광고선전비는 연간 5만 원을 초과하는 물품 구매나 광고 대상이 특정인인 상황에서 지출 금액을 썼다면 광고선전비 지출금을 접대비로 간주할 수 있습니다. 그렇기 때문에 법인 접대비 한도를 확인한 후에 지출하는 것이 중요합니다.
2) 접대비 한도
불건전한 지출을 방지하기 위해 기업 활동에 법인 접대비 한도를 정해놓고, 한도 내에서만 기업 비용으로 인정하고 접대비로 비용 처리해야 합니다.
법인 접대비 처리 시 기본한도 금액은 일반기업과 중소기업으로 나뉘어 책정됩니다.
해당 사업연도의 수입금액에 따라 접대비 한도를 상향할 수 있습니다.
3) 접대비 증빙 시 알아둬야 할 점
접대비 비용처리 시 지출 증빙 서류가 필요합니다. 제출할 수 있는 자료는 다음과 같습니다.
- 세금계산서
- 현금영수증
- 체크 및 법인카드 영수증 등
이 때 접대비 1만 원 이하 지출의 경우, 간이 영수증을 통해서도 지출 증빙이 가능하며 건당 3만 원 이상 혹은 20만 원을 초과하는 경조비 등은 증빙 서류를 갖춰 제출해야 인정받을 수 있습니다. 경조사비는 청첩장이나 부고장 등을 함께 제출해야 접대비 비용처리가 가능합니다.
2. 접대비 비용처리 효율적으로 하는 방법 3가지
1) 접대비 사용 내부 지침 공지하기
세법 상 접대비는 한도가 정해져 있고 손금산입 및 필요경비로 인정하는 요건이 까다로운 편입니다. 그래서 접대비를 과도하게 지출하면 기업 재무구조가 악화될 수 있습니다. 반면, 정해진 한도까지 비용처리 및 지출 증빙을 제대로 하면 법인세 절감을 할 수 있기에 확실한 관리가 필요합니다.
접대비를 효율적으로 관리하기 위해서는 회계 담당자의 노력뿐만 아니라, 실제로 접대비를 주로 사용하는 영업직 등 직원들이 규정에 맞게 사용하고 법인카드 영수증 등 지출 증빙을 잘하는 것이 중요합니다. 이를 위해 회계 담당자가 접대비 한도 및 사용이 가능한 항목, 비용처리를 위한 지출 증빙 방법 등 구체적인 내용을 매뉴얼로 만들어 공지하는 것도 도움이 될 수 있습니다.
개인사업자와 달리 법인사업자의 경우, 접대비 비용 증빙은 법인 명의로 된 법인카드 영수증만 가능합니다. <20년 세법개정안>에 따라 2021년부터 3만 원 이하의 접대비에 대해서는 증빙 없이 처리할 수 있어, 개인카드로 결제한 것도 바용 처리할 수 있습니다. 다만, 3만 원 초과 시 임직원 명의로 된 기명식 및 개인형 법인카드로 지출했다면 접대비 비용처리 시 인정받을 수 없습니다. 그래서 이점에 대해 직원들에게 미리 고지하여 개인카드로 접대비 처리를 하지 않도록 규정을 세우는 것이 좋을 것입니다.
2) 문화접대비 활용하여 세제 혜택 받기
조세특례제한법에 따르면 접대비 외에 문화접대비를 예외적으로 규정하여 추가로 손금산입을 허용하고 있습니다. 여기서 말하는 문화접대비란 문화나 예술 공연 입장권, 박물관 입장권, 서적과 출판물 구입, 미술품 구입 비용 등이 포함됩니다. 위의 목적으로 사용한 금액은 법인 접대비에 포함하여 세제 혜택을 볼 수 있는 만큼 이 부분에 대해 잘 활용한다면 접대비 한도를 늘릴 수 있습니다.
문화접대비의 손금한도는 일단 접대비 한도액의 20% 혹은 문화접대비 지출액 중 적은 금액 중에 선택해 계산합니다. 이때도 마찬가지로 접대비로 지출한 금액을 비용으로 처리하기 위해서는 해당 비용에 대한 지출 증빙이 필요합니다. 적격증빙 서류에 대해서는 직원들에게 사전 안내하여 준비할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
1회 1만 원을 초과한 경우라면 현금영수증, 법인카드 영수증 내역, 세금계산서 등을 증빙해야 하며 경조사 비용으로 문화접대비를 사용했다면 20만 원 이상 지출한 경우에만 적격증빙 서류를 마련하면 됩니다.
3) 비용 관리 플랫폼 활용하기
스팬딧과 같은 비용 관리 플랫폼을 활용하면 접대비 비용처리 관리를 보다 효율적으로 할 수 있습니다.
스팬딧을 통해 회계 담당자는 사전에 직원들이 등록해 놓은 법인카드의 내역들을 확인하여 결재가 누락되어도 경비 지출 증빙을 확인할 수 있습니다. 임직원들은 외근 시에도 영수증을 별도로 모을 필요 없이 모바일 앱으로 법인카드 내역을 실시간으로 확인하고 결재를 올릴 수 있기 때문에 담당자와 임직원 모두의 업무 처리가 빠르고 수월해집니다.
임원 혹은 관리자 입장에서는 접대비 지출 및 비용 관리 현황을 한눈에 파악할 수 있는 것 역시 비용 관리 플랫폼 사용의 큰 장점 중 한가지입니다. 회사는 투명한 비용 관리가 가능하여 기업 경영에 도움이 됩니다.
접대비 관리에 유용한 비용 관리 플랫폼 - 알아보러 가기
오늘은 회계 담당자들의 큰 숙제이자 중요한 업무 중 하나인 접대비 정산 방법에 대해 알아보았습니다. 비용 관리 플랫폼을 활용하는 등 알려드린 3가지 방법으로 기업 비용 관리 업무를 보다 편리하고 수월하게 진행하는데 도움이 되시길 바랍니다.
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