전표 입력 ERP에 하나씩 언제 다 입력하나, 해결방법은?

💡지긋지긋한 전표 입력, 지출 영수증 하나하나 ERP에 등록하기 힘들지 않으신가요?
스팬딧에서 회계 직원분들께 해결방법을 소개합니다.

전표 입력 ERP에 하나씩 언제 다 입력하나, 해결방법은?

1. 경비 처리하기

출처: shutterstock

몇 날 며칠 내내 외근을 나간 영업팀 김대리도, 지지난주 지방으로 2박 3일 출장을 다녀온 마케팅팀 박과장도, 이틀 전 소고기집에서 회식을 한 기획팀도 모두 여전히 감감무소식입니다.

 

무슨 소식이냐구요? 돈을 썼으면 정산을 받아야 할 텐데 왜 영수증을 제때 안 내는 걸까요??

법인 카드로 회사 돈을 썼으면 지출 내역을 증빙해야 하고, 개인 카드로 회사 업무를 처리했으면 사용한 본인 돈을 돌려받아야 할 텐데요. 모두의 귀차니즘과 바쁨의 콜라보는 언제나 회계 담당을 괴롭게 합니다. 영수증 좀 빨리 주세요!

회사에서의 전표 입력은 가정에서 개인이 쓰는 가계부를 회사에서 쓰는 것과 같은 맥락입니다. 전표 입력을 바탕으로 하여 재무 상태표를 만들 수 있으며, 재무 상태표와 손익 계산서가 있어야 회사의 재무제표가 나오게 되죠. 개인이 사용했다 하더라도 회사의 일 때문에 소모한 비용이라면 회계 거래 내역을 기록할 수 있는 전표가 필요하고, 이러한 전표는 ERP를 통해 기장을 거칩니다.

시간이 흐를수록 회계 담당 직원의 마음은 타들어갑니다. 직원들이 사용한 회사 돈은 반드시 세금 신고를 해야 하기 때문입니다. 회사 카드를 사용했다면 그래도 확인이나마 쉬울 텐데, 그렇지 않은 경우도 많으니까요. 적당한 금액을 사용했는지, 적당한 곳에다 사용했는지도 확인해야 합니다. 이렇게 확인해서 비용 환급을 해준다는데 왜들 미루는 걸까요?

 

영수증 늦게 내는 직원을 줄일 수 있는 방법이 궁금하다면?

 

2. 전표 입력의 번거로움

회사를 다니는 사람이라면 누구나 경비 처리의 고충을 압니다. 별거 아닌 일이지만 원래 별거 아닌 일이 더 번거롭고 귀찮기 마련입니다. 지출을 증빙하기 위해 영수증을 모으고 그 영수증을 또 A4 이면지에다 풀로 고이고이 붙입니다. 워드나 엑셀로 내역을 일일이 타이핑하고 지출 양식을 작성해, 회계 담당자에게 보내고 결재를 기다립니다. 이 와중에 ERP에 전표 입력을 하는 것은 회계 담당자의 몫입니다.

ERP에 입력을 마쳤다고 해서 기장이 끝나는 것은 아닙니다. 언제나 같은 작업이 반복됩니다. 누락된 영수증을 찾아야 하고, 일자나 금액이 맞지 않을 경우 다시 서류를 올린 사람을 찾아 확인을 해야 합니다. 분명 지출 내역이 있는데도 결재를 올리지 않은 직원에게는 다시 독촉을 해야 합니다.

이토록 사사롭고 번거로운 데다 귀찮을 법한 일들은 여전히 수많은 회사에서 일어납니다. 게다가 영수증에 있는 날짜와 금액, 사용처를 확인하고 하나하나 맞추는 과정까지 반드시 필요하죠.

 

영수증 처리하기가 귀찮을 때에는 어떻게 해야 할지 알아보기

 

3. 스팬딧을 이용한 간편화

영수증이 덕지덕지 붙어 있는 종이와 지출 보고서를 받아 든 회계 직원은 눈이 빠지도록 ERP에 전표 입력을 합니다. 대체, 21세기에 와서도 여전히 이렇게 복잡하고 귀찮은 절차가 남아있는 게 말이 되나요? 그래서 스팬딧은 이 복잡함을 단순화하기로 합니다.

출처: 스팬딧

스팬딧에서는 영수증 제출과 전표 입력, ERP 반영까지의 절차를 가능한 한 줄이는 것을 목표로 합니다.

직원 각자는 법인 카드든, 개인 카드든 본인이 사용하는 카드를 스팬딧에 미리 등록해 둡니다. 스팬딧에 미리 등록되어 있는 카드의 지출 내역은 따로 종이 영수증이나 사용내역 캡쳐를 준비할 필요 없이 스팬딧 내에서 클릭만으로 증빙 제출이 가능해집니다. 등록된 카드가 아닌 현금으로 사용한 내역은 영수증 사진을 찍어 스팬딧을 통해 제출할 수 있습니다.

출처: 스팬딧

지긋지긋한 풀칠과 눈을 아프게 하는 서류 작업에서 바야흐로 벗어날 수 있게 되는 것이죠.

 

4. 스팬딧의 장점

출처: 스팬딧

스팬딧을 사용하게 되면 더 이상 이곳저곳 사이즈조차 각기 다른 영수증들을 지갑 가득 들고 다녀야 할 필요가 없습니다. 물론 깜빡하고 챙기지 못했거나, 잃어버리거나 파손된 영수증 때문에 슬퍼하는 일도 없어집니다. 이면지를 찾아 풀칠을 하는 일도 당연히 필요하지 않습니다. ERP 양식에 맞는 스팬딧의 엑셀 파일을 다운로드하면 아무리 많은 지출 내역도 한 번에 업로드할 수 있게 됩니다. 반복 작업을 단순화하고 간편화 할 수 있게 됩니다.

지정된 날짜가 되면 자동으로 지출 내역을 제출하라는 알람이 가기 때문에 회계 담당자가 개인적으로 독촉할 일도 줄어들게 됩니다. 당연히 엑셀 파일에 반영하는 귀찮은 작업도 더 이상 할 필요가 없게 됩니다. 영수증 제출과 보고서 품의를 동시에 할 수 있게 됩니다. 당연히 비용 환급 또한 더 빨라질 수 있겠죠?

작업의 단순화는 많은 비용을 줄일 수 있습니다. 하나하나 전표 입력을 할 필요가 없어짐에 따라 그에 따른 필요 인원 또한 줄어들게 되며, 발생할 수 있는 사소한 실수들이 줄어들게 됩니다. 또한 직원들 뿐만 아니라 세무 대리인이 스팬딧에 직접 접속하여 세금 관련 사항을 처리할 수 있도록 업데이트될 예정이라고 합니다.

 

향후 세무 대리인이 직접 스팬딧을 사용하게 되면 이제 더 이상 회계 담당자와 세무 대리인 간에 자료 요청하고 확인하느라 불필요하게 시간 낭비하는 일이 없어집니다.

 

스팬딧의 주요 기능 - 지금 확인하기

 

이처럼 스팬딧의 사용은 간편할 뿐만 아니라 신속함과 정확도를 높이는 마스터키가 될 수 있습니다. 더 이상 점점 흐려지는 종이 영수증에 집착할 필요도, 끈적끈적 들러붙는 딱풀에 고통받을 필요도, 회계팀에게 불평을 쏟아내는 직원의 이야기를 들을 필요도 없습니다. 일단 시작하면, 그 뒤는 스팬딧이 알아서 해결할 테니까요.